Entorno Interno de la Institución

ANÁLISIS ENTORNO INTERNO INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL INTEGRADO PULÍ SEDE RAFAEL POMBO

Dentro del desarrollo de la Gerencia Estratégica en una organización, en este caso Institución Educativa, es fundamental el diagnóstico estratégico como parte de la etapa de análisis y a partir de éste se formulen, implementen y finalmente se evalúen acciones  en pro de la mejora de sus funciones. Para (Gómez, 2017)“El diagnóstico estratégico incluye, por tanto, la auditoría del entorno, de la competencia, de la cultura corporativa y de las fortalezas y debilidades internas”. Dado lo anterior surge la necesidad de realizar un análisis del entorno Interno y Externo de la Institución Educativa  Departamental Integrado de Pulí Sede Preescolar Rafael Pombo y se propone un plan de aprovechamiento de las TIC en las actividades de enseñanza – aprendizaje.

ENTORNO INTERNO
El entorno interno en una organización ” hace referencia a los factores que están dentro de ella y constituye lo que puede llamarse personalidad de la organización, estos factores influyen en la cohesión y energía que ésta despliega para lograr sus objetivos” (Horton, 2008), los aspectos más relevantes para su análisis son el estudio de la capacidad, directiva, competitiva, financiera, tecnológica y de talento humano. De esta manera entraremos a hacer un análisis interno de la Institución Educativa Departamental Integrado Pulí.
ASPECTO	DESCRIPCIÓN
Capacidad directiva	En el proceso administrativo podemos encontrar actualmente fortalezas y debilidades en los siguientes aspectos: PLANEACIÓN Fortaleza: se establecen las prioridades en las diferentes necesidades de las sedes para iniciar las acciones pertinentes de mejoramiento. El directivo actual, es un profesional diligente y preocupado por las condiciones en las que se presta el servicio educativo en la institución.  Por otra parte, la docente encargada de la sede es quien lidera los procesos internos de la misma, estableciendo su propio cronograma de actividades acorde al cronograma general de la institución. Debilidad: posiblemente una debilidad sería los bajos montos que percibe la institución y la sede por parte de los entes gubernamentales, que limitan las acciones a realizar por falta de los mismos. DIRECCIÓN Fortaleza: la experiencia del rector en el área de gestión directiva, es una gran ayuda para la institución, pues tiene gran conocimiento en el tema y sabe a donde apuntar el direccionamiento de la institución, aprovechando los espacios y recursos de la misma. Debilidad: la falta de personal directivo de la institución, pués el rector debe desplazarse a otra institución del municipio, ubicada en una inspección a casi 4 horas del casco urbano. Allí también debe realizar actividades de índole directivo, de tal manera que su tiempo es realmente limitado. TOMA DE DECISIONES Fortaleza: las decisiones son tomadas por el rector de la institución en aprobación del consejo directivo. Se toman de forma pertinente, siempre apegados a la norma y dando cumplimiento al manual de convivencia, cuando estas se tratan de situaciones relacionadas con los estudiantes y su actuar. La docente de la sede Rafael Pombo, es autonoma de tomar decisiones, mientras que no se salgan de su alcance y competencia. Debilidades: Falta de mayor interés y compromiso de los padres de familia por los procesos que adelanta la institución, es decir sólo escuchan las decisiones sin cuestionar ni preguntar el porqué. En las instituciones hacen falta padres más preocupados por las acciones que emprende el colegio, sin importar la índole de ésta. Pocas veces son los padres quienes plantean posibles acciones para mejorar la prestación del servicio. Algunas decisiones deben ser tomadas exclusivamente por los directivos docentes, y esto puede retrasar el tiempo de ejecución de las actividades  planeadas. COORDINACIÓN Fortalezas: las acciones para coordinar las actividades escolares las planea el directivo docente en colaboración de dos docentes del nivel de secundaria, en las áreas de convivencia y académicas. Ellos son los encargados  de estructurar las actividades y posteriormente delegar funciones para realizar el trabajo necesario. Para realizar las diferentes acciones planteadas en la sede la docente debe realizar trabajo conjunto con directivos docentes, padres de familia y en ocasiones con la ecónoma del restaurante escolar, encontrando total apoyo en todos ellos. Debilidad: debido al número de estudiantes, ha sido imposible aumentar una plaza directiva para que se nombre un coordinador, esto hace que la carga laboral aumente para los docentes colaboradores en las áreas mencionadas. Siempre en todo grupo existen miembros con alguna apatía a las actividades, y la comunidad de éste nivel escolar no ha sido la excepción, así que la docente ha tenido que lidiar con esto de forma positiva. Sin embargo, una debilidad es la distancia de ubicación que hay entre el lugar de vivienda de algunos padres y la escuela, y que afecta la asistencia para realizar reuniones y/o actividades. COMUNICACIONES Fortalezas: ahora con el desarrollo tecnológico, la institución cuenta con correo institucional, en donde se socializa el resultado del trabajo asignado en las semanas de desarrollo institucional, circulares emanadas de los diferentes entes gubernamentales y directivos de la I.E., así como mallas, cronograma y demás. A modo informal, existen grupos de Whatsapp a nivel Institucional, nivel secundaria y nivel preescolar y básica primaria, en el cual la comunicación es más fluida, rápida y eficaz. Allí se envían fotografías que soportan las diferentes actividades realizadas a modo de evidencia, información de último momento, etc. También, si es requerido, la comunicación escrita, como circulares que requieran la total formalidad. La docente ha establecido un grupo de whatsapp con algunos padres que tienen esta aplicación, en el grupo la comunicación es fluida y eficaz. También existe el cuaderno de comunicaciones, en donde se maneja una comunicación escrita, que va y viene todo los días para asegurar su efectividad. Además el 90% de los padres de familia llevan y recogen los niños, así que la comunicación es, generalmente, de primera mano. Debilidades: La institución aún no cuenta con un portal web, en donde otras personas o la misma comunidad puedan conocer de primera mano las actividades realizadas, experiencias pedagógicas, información de cuerpo administrativo y docente, entre otra cosas de interés general. Además, otro factor es la calidad de la señal de internet en el municipio, así que algunos docentes se enteran de forma tardía de la información requerida con urgencia, tardando un poco más en enviar los requerimientos solicitados. Una gran debilidad en la sede, es que la mayoría de padres no cuentan con celulares smartphone o no tienen la aplicación instalada, por ello se maneja paralelamente el cuaderno de comunicaciones. CONTROL Fortaleza: El control en la Institución está regulado por el MEN, la Secretaría de Educación, demás entes veedores que garantizan la protección de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y adultos. El rector, como directivo es el directo responsable de ejercer control sobre la I.E., con la colaboración de los dos docentes encargados de lo académico y convivencial, están al tanto de cualquier situación que pueda presentarse, así como de generar los correctivos necesarios. También es de anotar, que la mayoría de docentes pertenecen al estatuto docente 1278, en donde se debe realizar una evaluación de desempeño cada año, a su labor como mecanismo de control, que permite identificar sus fortalezas y debilidades, y establecer aspectos a mejorar. La forma de llevar el control en la sede, es la planeación diaria, así como el seguimiento al cronograma, de igual manera hacer el seguimiento a las solicitudes que se hacen a las entidades que sean necesarias. Debilidad: A pesar de la voluntad del rector por visitar las sedes, la distancia entre ellas y el casco urbano es un factor altamente incidente en el ejercicio de control, pues no permite realizar esta labor conociendo de primera mano los procesos que desarrolla el docente en su aula, así como la situación de la comunidad, sino que se puede ver limitada a fotografías o particularidades del maestro. A principio del año lectivo se plantea el cronograma y se establecen acciones a realizar, pero debido a las situaciones que se presentan sobre la marcha, se empiezan a suprimir o aplazar actividades por la premura del tiempo y la necesidad de cumplir con las mallas curriculares.
Capacidad competitiva	En la capacidad competitiva de la Institución y la sede encontramos las siguientes fortalezas y debilidades. Fortalezas: ●    Según las pruebas Saber, la Institución se encuentra ubicada en la ponderación media de la zona, así que la calidad del servicio que se presta está en un nivel promedio. ●    la institución brinda un amplio portafolio de servicios como es educación preescolar, básica primaria, básica secundaria, media vocacional, educación para adultos modalidad CAFAM y validación del bachillerato por ciclos. ●    Como toda institución de carácter oficial, tiene las puertas abiertas con la oferta educativa a todo miembro de la comunidad que lo requiera, además participa en actividades de tipo zonal y/o regional, que le permiten darse a conocer. ●    Como entidad pública prestadora del servicio educativo, no genera costos para el ingreso y mantenimiento del estudiante, así que esto hace que la Institución sea muy atractiva para los habitantes del municipio. ●    Gracias a las distancias entre los diferentes municipios de la zona, se garantiza la permanencia de los estudiantes en la Institución a lo largo de los años, es decir, se estima que un 90% de los estudiantes que ingresa a preescolar, termina la media vocacional en la institución. ●    Al ser la única institución educativa en el municipio, no ha sido de vital importancia la publicidad para dar a conocer sus servicios, modalidades, y ubicación de la misma. ●    La calidad del servicio que se presta es bueno, y podría ser mejor. Se cuenta con el apoyo de la Administración Municipal para los procesos de la modalidad, así como la preparación de los estudiantes en las pruebas saber 11. ●    Debido al número de estudiantes, es realmente muy sencillo y fácil atender a los estudiantes o los diferentes miembros de la comunidad educativa, cuando ellos lo requieran. De igual manera es muy rápido dar solución a sus inquietudes. ●    En el grado transición, que ofrece la sede, se trata de alcanzar un nivel alto, teniendo en cuenta que los niños que ingresan a este nivel no han estado escolarizados y algunos no manejan la prensión del lápiz, con todo y esto se hace un esfuerzo grande para alcanzar un nivel inicial de la lectura y la escritura, así como del conocimiento del número y la cantidad, entre los demás estándares propuestos para preescolar. ●    La sede Rafael Pombo es la única sede de la institución, que tiene el docente exclusivo para un solo grado; Situación que favorece aún más el proceso de aprendizaje de los estudiantes. Debilidades: ●    La falta de la conectividad en todas las sedes, es una enorme falla para el progreso y desarrollo tecnológico de la institución, pues básicamente en primaria no se trabajan temáticas directamente de internet debido a esta situación. Se pierden grandes portales interactivos para los más pequeños. ●    La falta de mantenimiento a los equipos de cómputo existentes, así como la dotación de otros más modernos, para mejorar los procesos de enseñanza-aprendizaje. ●    Es necesario capacitar a los docentes en el manejo de los equipos tecnológicos que posee la institución para que puedan ser aplicados con mayor frecuencia en su quehacer pedagógico ●    Debido a que es el único establecimiento educativo cercano al casco urbano del municipio, se puede generar cierto conformismo en la búsqueda de la calidad educativa. Es decir que al faltar la competencia como tal, se baja la capacidad de innovación. ●    Para aquellos estudiantes con problemáticas de deserción escolar, el sistema CAFAM, es poco atractivo y terminan migrando al municipio más cercano para terminar sus estudios, quizá el programa no les llama la atención debido a la presentación del material o a la forma como van avanzando de módulo. ●    En el programa de validación que se ofrece para adultos y jóvenes, y que difiere de la modalidad CAFAM, tiene una intensidad horaria de 10 horas semanales, pero su dificultad es que se trabaja un día entre lunes a viernes, y realmente las personas no poseen la disposición de tiempo para asistir entre semana. Así que la demanda para este servicio es muy poca. ●    Una gran debilidad es la falta en el seguimiento al debido proceso por parte de los padres de familia y/o acudientes, quienes generalmente se saltan este procedimiento y llevan sus inquietudes o quejas directamente a rectoría, haciendo la situación aún más compleja. ●    La gran debilidad de la sede y la atención exclusiva que tienen los niños de preescolar, definitivamente es el bajo número de estudiantes que año tras año se matriculan, debido al bajo índice de población en el municipio. Este es un factor de riesgo, pues las políticas gubernamentales plantean un número de estudiantes por maestro, así que en algún momento es muy probable la unión del grado transición con primero de básica primaria.
Capacidad Financiera	Como entidad Pública, los fondos y recursos económicos provienen de los entes gubernamentales, es decir la institución no maneja recursos propios. Debido a esto, el rubro que llega a la institución en gran parte se debe a la cantidad de estudiantes matriculados en todas las modalidades académicas que son ofertadas. Fortalezas: ●     Siempre llegan recursos económicos para las institución, es un derecho y una obligación del gobierno nacional para con las entidades educativas del estado, así que esto garantiza la manutención de la Institución. ●     Una gran fortaleza de la sede, es que este año se hizo una inversión en el mejoramiento de la infraestructura, pues se encontraba en pésimas condiciones, de igual manera se brindan implementos básicos de aseo, así como de primeros auxilios. Debilidades: ●     El recurso CONPES, que llega a la institución según el número y grado en el que se matricula la totalidad de los estudiantes, son distribuidos a la estimación de los directivos. Por lo tanto, no son distribuidos según la matrícula de la sede y esto redunda en poca inversion para unas escuelas y bastante en otras, y se quedan aspectos como el de material didáctico fuera de la inversión. ●     La sede no maneja recursos propios, por esto algunas necesidades se quedan descubiertas, y se requiere entonces realizar actividades extras con los padres para la consecución de recursos.
Capacidad tecnológica	En la sede Rafael Pombo se pueden evidenciar las siguientes fortalezas y debilidades. Fortalezas:  ●     La sede cuenta con una sala de sistemas con suficiente capacidad eléctrica, iluminación natural, mesas acordes a la edad de los niños y niñas, el aula es segura y de fácil acceso para estudiantes y docente. ●     Cuenta con 5 equipos de computo en buen estado y 3 sin uso por falta de mantenimiento, los equipos que se utilizan cuentan  con programas instalados por la mesa de trabajo de computadores para educar, y que bien orientados pueden servir para desarrollar habilidades en el grado transición. ●     Además posee un videobam, un tablero interactivo en buenas condiciones, equipo multimedia para cada computador, equipo de sonido en estado regular, un televisor de 21” en buen estado, una grabadora con dvd en buen estado, CDs de programas de la serie Aprende con Pipo. Debilidades: ●     La sala de sistemas requiere de ventilación, pues la temperatura del aula aumenta con el uso de equipos y las ventanas no brindan la suficiente ventilación; además, hay una ventana que ejerce distracción a los niños y niñas, pues comunica la sala con el salón del hogar de bienestar familiar contiguo. ●     No se usa el tablero interactivo por falta del equipo portátil que tiene el programa de uso. ●     Los equipos de cómputo no son suficientes para el número de niños que atiende la sede en este momento. ●     Existe una impresora láser, cuyo uso es de vital importancia para la elaboración de material, pero no está en uso por falta de  mantenimiento. ●     Y por último la mayor debilidad es la falta de conexión a internet, sin esta gran herramienta se hace más complejo el uso de portales que permiten el uso programas interactivos.
Capacidad talento humano	Fortalezas: ●     La sede cuenta con una docente Licenciada en Educación preescolar con 15 años de experiencia en el área de formación a cargo, nombrada en propiedad desde hace 12 años, oriunda del mismo municipio y habitante de él, lo que permite una gran estabilidad en el proceso de formación de los estudiantes a cargo. ●     La docente está fija en su grupo, es decir no rota en otras sedes, y está presente cuando el docente de danzas realiza su actividad. ●     La remuneración de la docente es media dentro del escalafón del estatuto 1278, en cuanto a la capacitación, es una profesional abierta al cambio, acude a las que son programadas por la secretaría de educación, y receptiva a las indicaciones del programa PTA (Programa Todos a Aprender). ●     Esta docente investiga, indaga y realiza material pertinente para desarrollar su labor de la mejor manera y de la forma más actualizada posible, teniendo en cuenta las limitaciones de la comunidad y la sede propia. ●     Al ser del mismo municipio y habitante de el, le da un sentido de pertenencia enorme, pues le motiva mejorar su trabajo y su quehacer pedagógico. Debilidades: ●     El hecho de ser docente unitaria en su sede implica poca interacción con otras docentes de su área, por lo tanto no evidencia el trabajo de colegas del cual pueda obtener retroalimentación,. ●     La distancia del municipio a la capital puede ser una limitante para estar en constante capacitación y actualización por medios propios. ●     Por cuestiones de salud la docente ha tenido que ausentarse frecuentemente de la sede, sin otro profesional que la reemplace y esto afecta enormemente el proceso de aprendizaje de los estudiantes, además ella forma parte del comité de mejoramiento institucional y del consejo directivo, y la asistencia a  reuniones también hace que se dejen de un lado las labores académicas.

ANÁLISIS CADENA DE VALOR
El análisis de la cadena de valor según Porter(como se citó en Gómez, 2017)“considera a la organización como un proceso secuencial de actividades que crean valor, y su planteamiento es útil para comprender los bloques que construyen la ventaja competitiva”. Esta cadena de valor es una herramienta de gestión que parte de lo que una organización, en este caso la Institución educativa debe crear valor en los servicios que ofrece a sus clientes por medio de un análisis interno.
Actividades Primarias	ASPECTO	DESCRIPCIÓN
	Logística al interior	Desde el área administrativa Rector y Secretario se administran los recursos obtenidos por el CONPES  o asignación de recursos a las instituciones según las necesidades que surjan con seguimiento del consejo directivo y rendición de cuentas. Adicionalmente se contratan los servicios de un contador para manejar el área contable. Anualmente se realiza un inventario de todo lo existente en cada sede,  se van incluyendo los materiales o recursos que van llegando  de donaciones o programas del estado para realizar un seguimiento. Cada docente es responsable en su sede. El personal administrativo de apoyo como aseador y seguridad son contratados por la gobernación pero el rector es quien vela por el cumplimiento de sus funciones. En el Plan de Alimentación Escolar PAE la contratación es directamente de la gobernación y la fundación vive Colombia, desde la dotación de alimentos como el pago a las ecónomas o cocineras,  pero los docentes cumplen papel de Veedor para garantizar que los recursos lleguen a su destino. El rector es el encargado de velar y garantizar que en la Institución se preste el servicio educativo, y se apoya del secretario y algunos Docentes para labores de gestión y administración ya que no cuenta con planta de Coordinadores.
	Operaciones	Desde el inicio del año escolar, se plantea un cronograma de los procesos académicos y Administrativos de la Institución. Administrativo: Organizar lo que concierne a inscripciones, matrículas de estudiantes nuevos, organización de cursos, asignación académica a cada docente, elaboración del material inicial para inicio escolar (planillas, asistencia, entrega kit docentes, etc.). Durante el transcurso del año lectivo está a disposición de la secretaría la elaboración certificados, impresión de boletines en cada periodo y demás procesos administrativos al servicio de la comunidad educativa. Académico: Desde la semana inicial de desarrollo institucional los docentes se encargan de hacer un empalme de los Estándares dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional, los DBA con el plan de estudios y de área según su asignación académica. Durante el año lectivo es función de los docentes presentar la planeación de sus clases al líder del programa PTA “Programa Todos a Aprender” con copia al rector para el seguimiento. Llevar un proceso continuo de los procesos de los estudiantes para incluir las notas al sistema y generar el boletín. Así como el seguimiento de los procesos escolares de los estudiantes para informar a los padres de familia y buscar apoyo si se requiere. Se crean estrategias de evaluación que apunten a las pruebas de estado en pro del mejoramiento de los resultados.
	Logística al exterior	En administraciones anteriores (Rector) se gestionó en con empresas o programas gubernamentales  a nivel externo para buscar solución a algunas de las necesidades que se presentan y no es posible cubrir debido a la falta de recursos, el comité de cafeteros fue el pionero en construir y adecuar algunas escuelas de las veredas con la modalidad escuela nueva; La cooperativa  Cootradecun realizó donaciones de pupitres. El programa computadores para educar donó específicamente a la Sede Rafael Pombo ocho computadores de escritorio los cuales solo cinco tienen funcionamiento. Se requiere gestión para poder suplir las necesidades de las sedes ya que cuenta con pocos elementos tecnológicos y mobiliarios.
	Marketing y ventas	El Marketing se centra en las necesidades del cliente, en este caso la Institución se basa en brindar una educación de Calidad a los estudiantes, a pesar de las condiciones  a nivel de infraestructura, la falta de oportunidades comparadas con un estudiante que desarrolla sus estudios en una Institución  de zona urbana en una ciudad dotada con implementos y recursos que  pueden aportar satisfactoriamente a estos procesos educativos. En cuanto a publicidad se conoce que es la única Institución del municipio por lo cual no existe una competencia directa.
	Servicio	Los pioneros que garantizan este aspecto son los docentes, pues son contratados por la Gobernación y cuentan con el perfil idóneo para prestar el servicio educativo, para el seguimiento está establecida la evaluación de desempeño a cargo del Rector quien garantiza según su concepto y califica a los docentes en sus procesos de enseñanza ante la entidad (Secretaría de Educación). La función gerencial también es de vital importancia ya que es la cabeza de la Institución, el Rector muestra exigencia a los docentes, estudiantes y padres de familia para velar que cada uno cumpla con sus deberes sin violentar sus derechos.
Actividades de apoyo	Adquisiciones	Con los recursos propios de realiza la compra de materiales básicos para algunas necesidades, material de papelería, implementos de aseo, elementos deportivos y demás. Muchas veces los recursos son limitados, por lo tanto en la Sede con el apoyo y supervisión de los padres de familia, se realizan actividades para recolectar fondos requeridos según la necesidad. En varias ocasiones los docentes disponen de sus propios recursos para suplir estas necesidades, como materiales educativos, guías etc.
	Desarrollo Tecnológico	El desarrollo Tecnológico de la Institución es muy limitado, se desea implementar el proyecto de la Página Web Institucional pero en el momento la conectividad solo la posee la sede principal, nuestra sede Rafael Pombo no cuenta con esta conexión, para los procesos académicos que requieren uso de las TIC se debe buscar alternativas para la participación de los estudiantes por la falencia de unos equipos y desactualización de software. El área comunicacional entre docentes y Administrativos es por vía celular,  específicamente por whatssap. En el área académica en la Tecnología se implementa de forma básica incluida en el plan de estudios, para los grados superiores se enfatiza en el desarrollo de la Investigación y manejo de algunos proyectos de ciencia y tecnología manejados desde programas departamentales.
	Administración de Recursos humanos	Los recursos humanos son manejados desde la Secretaría de educación que es la encargada de contratar y realizar el seguimiento de la planta docente y administrativa. Los programas gubernamentales brindan capacitación, bienestar e incentivación por la labor docente. Desde la Administración Institucional “Rector” busca brindar espacios de bienestar para que los docentes omitan la rutina por medio de jornadas deportivas y recreativas. Las cooperativas (Cootradecun) y Sindicato (ADEC) del magisterio gestionan ante la secretaría de educación  y brinda espacios deportivos y culturales a nivel regional, departamental y nacional donde comparten sus destrezas e intereses.
	Administración general	El rector como cabeza Administrativa muestra capacidades profesionales para el desarrollo de la gestión Institucional. Lastimosamente una pequeña parte de la comunidad critica y cuestiona sus capacidades ya que lleva poco tiempo pero desconocen que la Institución  por su cobertura  mínima estudiantil no recibe los recursos equivalentes a otra Institución con mayor número de estudiantes. Sin embargo en su poco tiempo de administración  9 meses está analizando el entorno, buscando apoyo de la comunidad  para poder gestionar con empresas externas algunos recursos que suplan las necesidades de las sedes en general. Sin embargo el cuenta con una larga experiencia en direccionar Instituciones Educativas. Se requiere que la Gobernación brinde nombramiento de por lo menos un coordinador que le apoye en el proceso de gestión y Administración ya que cuenta con varias sedes a larga distancia y en ocasiones no las puede visitar. Hasta el momento ha demostrado eficiencia para la toma de decisiones apoyado por el consejo directivo, evidenciando manejo de normatividad educativa en sus procesos administrativos. Cuenta con el apoyo del personal docente para el desarrollo de las actividades planteadas.